De papel para digital: como funciona a migração do controle de ponto

A decisão de migrar o controle de ponto do papel para o digital costuma ser adiada por uma razão simples: parece complicado. Como cadastrar todos os colaboradores? Como treinar a equipe? E durante a transição, o que vale?

Na prática, a migração é mais simples do que parece — e pode ser feita sem parar a operação.

Por que migrar agora

Cada mês com ponto em papel é um mês de exposição trabalhista. Folhas de ponto podem ser contestadas na Justiça por rasura, falta de assinatura, ausência de horário ou preenchimento irregular. O juiz pode desconsiderar o documento inteiro.

Além disso, a Portaria MTP 671/2021 estabelece requisitos específicos para o registro de ponto manual que a maioria das empresas não cumpre — como o formato do espelho de ponto e o prazo de guarda dos documentos.

O ponto digital nasce em conformidade. O espelho é gerado automaticamente. O dado é imutável. E o prazo de guarda é cumprido pelo sistema.

Passo a passo da migração

Etapa 1 — Cadastro da empresa. Informações básicas da empresa, endereço, configuração de geofence e jornada padrão. Leva menos de 10 minutos.

Etapa 2 — Cadastro dos colaboradores. Nome, CPF, PIS e cargo de cada colaborador. Para equipes pequenas, o cadastro é feito manualmente. Para equipes maiores, o suporte auxilia na importação dos dados.

Etapa 3 — Geração do QR Code. Um QR Code é gerado para cada endereço da empresa e impresso ou fixado na entrada. O colaborador já pode bater o ponto pelo celular.

Etapa 4 — Período de transição. Durante os primeiros dias, é comum manter o papel em paralelo enquanto a equipe se adapta ao novo fluxo. Após uma semana, o papel é descontinuado.

Etapa 5 — Primeiro fechamento digital. No fim do primeiro mês, o espelho de ponto é gerado pelo sistema. O RH valida, exporta e arquiva — sem planilha, sem conferência manual.

Quanto tempo leva

Para empresas com até 20 colaboradores, a migração completa leva entre três e sete dias — do cadastro até o primeiro ponto batido pelo app.

Para equipes maiores ou com múltiplos endereços, o processo pode levar até duas semanas, dependendo do volume de colaboradores e da complexidade das jornadas.

O que fazer com os registros antigos

Os registros em papel devem ser mantidos pelo prazo legal — cinco anos. Não é necessário digitalizar os documentos antigos para migrar. O sistema começa a registrar a partir da data de implantação.

Como começar

O Onli Ponto oferece suporte via WhatsApp durante todo o processo de migração. O teste gratuito de 14 dias permite fazer a migração completa antes de qualquer cobrança.